一般事務の仕事内容を勤続20年の事務職員が説明します。

一般事務の仕事内容

こんにちは。つくしです。

今回は、一般事務の仕事内容ついてのお話です。

この記事でわかること

  • 一般事務の仕事内容
  • 一般事務の役割・あり方
  • 一般事務の将来性

「簡単だ」「ラクだ」と言われる一般事務の仕事の本当のところを、職歴20年の私がお伝えします。

一般事務の仕事内容

一般事務の仕事内容

一般事務の主な仕事内容は次のとおりです。

  • 電話対応
  • 来客対応
  • 書類作成
  • データ入力
  • 雑用

順番に詳しく説明します。

電話対応

かかってきた電話の応対です。

取引先から社内の人への取り次ぎが多いでしょう。セールスはさっさと断る。

来客対応

訪ねてきたお客様や取引先のかたを席に案内したり、担当者に取り次いだりして対応します。飲み物を出すこともあります。

書類作成

基本、テンプレートに情報を流していくだけです。イチから考えて書類を作ることは少ないでしょう。Excel, Word の基礎ができたらOKです。基礎とは、文字入力や装飾、グラフ、表の作成、簡単な関数の使用くらいでしょうか。

また、納品書などの伝票作成もあります。こちらは専用ソフトになると思いますが、初心者でも使えるようになるまで教えてくれることでしょう。

データ入力

売上など数字の入力です。これもExcel が使えたら問題ないです。

雑用

掃除、小口現金の管理、買い物、留守番など。家事的な内容です。

小口現金の管理では、入出金を記録するために帳簿をつけます。経理の知識が少し必要ですが基本コピペで OK 。以前の仕訳と同じようにしておけば簿記がわからなくても大丈夫。

一般事務の役割

一般事務の仕事内容

一般事務の主な役割は、総合職のサポートです。

上であげた仕事は、本来、総合職がやればいいことです。

ですがあれもこれもやっていると仕事量が膨大になってしまうため、誰でもできる単純作業や雑用を、私たち一般事務に割り振っているのです。

具体的な仕事内容は電話対応や PC 作業ですが、根っこの部分はサポートです。一般職は総合職のサポートを求められているのです。

一般事務の将来性

テクノロジーの進化で AI に仕事を奪われると言われています。

仕事内容を見ればわかるとおり、基本、単純作業です。自動化できる作業が増えるでしょうし、今は段階を踏んでやっていることも、ワンタッチですむようになるでしょう。

実際、事務職にたずさわった20年のうちに、私の仕事もずいぶん楽になりました。

たとえば伝票の発行ひとつとっても、昔は1から10まで入力していたところが、今は前回のデータを呼び出して数字を変えるだけ、みたいになっています。

いずれサポート要員がいらなくなるくらい、あらゆる作業が単純になるのではないでしょうか。

一般事務の仕事内容の深堀り

一般事務の仕事内容

この記事のまとめ

  • 一般事務の主な仕事内容は、電話・来客対応、PC作業、雑用です。
  • 求められているのはサポートです。
  • 今後ますます作業が単純化していくことでしょう。

一般事務の役割はサポートだと書きました。

では具体的に何をするのか。これを考えなければなりません。

ユニクロのレジを思い出してください。

昔はレジカウンターの中に人がいましたが、今はセルフ式になってレジ対応の人数が減っています。ですがゼロというわけではなく、周囲にサポートの人がいます。彼らは常にお客様を見ていて、空いているレジに誘導したり、手助けが必要だと判断したら声をかけたりしています。お客様をサポートしているんです。

事務職も、あんなふうに機械にはできないサポートをしていけばいいのではないでしょうか?

まわりを見て、困っている人がいたら助ける、大変そうだったら手を貸す、効率よく動けるように段取りする。

私はこれを実践しました。結果どうなったかと言うと、周囲の私への対応が変わりました。以前よりも気軽に声をかけてくれるようになったんです。ずいぶん働きやすくなりましたね。

サポートするために、まわりを見る。これってつまり気配りです。与えられた仕事をこなすことと同じくらい気配りは重要なんです。

なので、「簡単だから」「楽そうだから」で就職して、与えられた仕事しかしないようではダメですよ。そのような思考では通用しないことを知っておいてください。与えられた仕事をこなすことは「これができないとクビ」レベルの最低限のラインです。それ以上のことができて、やっと認められるのです。

本当に求められていることを理解して行動し評価につなげていきましょう。

どうせ仕事するなら、たくさんお金をもらえて、気持ちよく働けるほうがいいですよね?

一般事務に就きたいと考えている人も、もうすでに一般事務として働いている人も、「常に気配り」を大事にしてほしいと思います。

最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

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