仕事がヒマなときにやりたい10のこと【お手伝いが最優先】

仕事がヒマなときにやりたいこと

こんにちは。つくしです。

今回は、仕事がヒマなときにやりたいことについてです。
ヒマなときに何をやっていいかわからない。有意義な時間の使い方を教えて!」って人のために書きました。

実はわたしの職場もわりとヒマなんですよね。忙しいときは1日中動いていることもあるけれど、そんなことはごくまれです。午前中に1日の仕事が片づいてしまうこともあります。

そんなときはこれから紹介することをやってます。自分のため、同僚のため、会社のために、何ができるか考えました。

ちょっとでも参考になれば嬉しいです(*^^*)

Excel のスキルアップ

仕事がヒマなときにやりたいこと

ちょっと難しい関数を使ってみる、ピボットテーブルやグラフの作り方を学ぶ、マクロに挑戦してみる、などなど。Excel はできることがとても多く、学ぶことはいくらでもあります。
しかも、あらゆる職場で使われているから、学んだことがムダになったりはしないでしょう。

本気で Excel を学ぼうとすると、あっという間に時間が過ぎてしまうので、ヒマな時間の有効活用に最適です。

既存ファイルのアップデート

仕事がヒマなときにやりたいこと

「このファイルにこんな機能があればいいのに」とか、「ここは関数を使えばイッパツで片づく」などと思うファイルはありませんか?
そんなファイルがあったらヒマな時間を使って改善していきましょう。

業務効率化になるし共有ファイルだったら他の人にも喜ばれます。
パソコンが苦手な人のために、注釈を入れたり手順を書いたりするのもいいですね。

誰でもカンタンに使えるファイルを目指して、どんどんアップデートしていきましょう!

タイピングの練習

仕事がヒマなときにやりたいこと

タッチタイピング(ブラインドタッチ)はできてますか?

タイピング速度を上げることは、すべてのパソコン業務のスピードアップにつながるので、早い段階で取り組みたいことの一つです。
時間がたっぷりあるのなら、先にあげたファイルのアップデートと同時に取り組んでもいいですね。

スピードアップには、よく使う文章(単語)の辞書登録とショートカットキーの利用も効果的です。タッチタイピングと合わせて使ってみてください。

利用頻度が高いショートカットキーを下記の記事にまとめてます。よろしければ参考になさってください。
現役事務職員が使っているショートカットキー24選【まずはこれだけ】

デスクの整理整頓

仕事がヒマなときにやりたいこと

引き出しの奥にいらないものが押しやられていたり、メモ帳にしようと取っておいた書類が机の一角を占領していませんか?
そんなものはヒマな時間に一掃してしまいましょう。散らかった机は百害あって一利なし。

スッキリした机は仕事がはかどりますよ。

古い書類やガラクタなどの処分

仕事がヒマなときにやりたいこと

自分の机が片づいたら、事務所全体にも目を向けてみましょう。

いらないダンボールがそのままになっていたり、よくわからないものが共有スペースに置きっぱなしなっていたりしませんか?
明らかにいらないものは処分してしまいましょう。

家と同じで、キッチン(給湯室)には細々とした不用品が多いです。お弁当についてくるわりばしとかふりかけとか、今使わないのなら今後も使わないから「さっさと捨てなさいよ」と思うのですが、捨てられない人はどこにでもいるものです。なのでかわりに捨てましょう。いるなら持って帰ってくださいで終了。

それから、古い書類ですね。
永年保存や保管する期間が決まっている書類があるので注意が必要ですが、書類の破棄は時間がかかるのでまとまった時間があるときにやっておきたいです。

このような不用品を処分するときにひとつアドバイスがあります。
他人を巻き込んでください。一人でできることでも一人で完結させず、声をかけるようにしてください。

あなたが不用品だと思ったものでも実は不用品ではないかもしれません。たとえわりばしひとつ捨てるだけでも、無用なトラブルを避けるために、本人か先輩あたりに確認してから捨てるようにしましょう。

書類の破棄は上司の許可が必須です。破棄する書類を持って行き、「この古い書類を捨ててもいいですか?」このようにたずねてOKをもらってから処分してくださいね。

業務に関係する資格の勉強

仕事がヒマなときにやりたいこと

勉強が許される環境なら堂々と勉強しましょう。

パソコン関係や語学、経理の資格がいいですね。あなた資産になってくれるでしょう。

一般事務職員にオススメしたいのは簿記です!簿記の知識は仕事だけでなく家庭でも役立ちます。2級までなら独学でも狙えますよ。

他の人の仕事のお手伝い

仕事がヒマなときにやりたいこと

これはもうヒマ以前に、常日頃から心がけたいことですね。自分の仕事が手一杯でない限り、手伝えることは手伝いましょう。

この辺りの心構えは下記の記事を参考にしてください。
一般事務の仕事内容一般事務の仕事内容を勤続20年の事務職員が説明します。

忙しいときの仕事

仕事がヒマなときにやりたいこと

忙しいときとヒマなときの差があるのだったら、忙しいときの仕事に手をつけておきましょう。

たとえば月始めに前月の実績をまとめるのなら、確定しているところまでのデータ入力をしておく、書類のフォームを作っておいて数字を入れるだけにしておく、など。

段取りを考えて、できることはヒマなときにやっておきましょう。

普段やらない場所の掃除

仕事がヒマなときにやりたいこと

換気扇や窓の拭き掃除、ブラインドの掃除、家具の隙間など、普段ノータッチで手が届きにくいところの掃除を重点的にやりましょう。
普段掃除しないところを掃除するのはやりがいがありますし、何よりも清々しいです。

余談ですが、柄が伸びるクイックルワイパーは三種の神器ですよ!

マニュアルの作成

仕事がヒマなときにやりたいこと

あなたの仕事のマニュアルがないのなら、マニュアル作成はいかがですか?

体調不良で休まざるを得ないときにマニュアルがあれば、同僚があなたの仕事を代わりにやってくれるのではないでしょうか。わからなくて電話がかかってきても、「マニュアルを見て」の一言で片づきます。

なにもファイルを一冊作らなくても、手順や重要なことをまとめた書類を、該当ファイルの表紙裏にでも貼っておけばいいです。それくらいなら空き時間にパパっとできますよね。先にあげたタイピングの練習がてら作るのもいいでしょう。

仕事がヒマなときに最優先したいのは「お手伝い」

仕事がヒマなときにやりたいこと

この記事のまとめ

  • Excelのスキルアップ
  • 既存ファイルのアップデート
  • タイピングの練習
  • デスクの整理整頓
  • 古い書類やガラクタなどの処分
  • 業務に関係する資格の勉強
  • 他の人の仕事のお手伝い
  • 忙しいときの仕事
  • 普段やらない場所の掃除
  • マニュアルの作成

ヒマときにやりたいことを10コあげました。
このうち、自分以外の誰かの役に立つことを優先してやってくださいね。

会社に属している以上、会社に貢献してナンボです。自分のことしかしない人は、おそらくどこの誰も求めていません。
自分のことばかりやっていると、「あの人は全然手伝わない」とか、「ヒマならパソコンばかり触ってないで掃除でもしてろ」などとヒソヒソされかねません。

まずは周りを見渡してお手伝いできそうなことがあったら手伝って、それが終わってから自分のことに取りかかるようにしましょう。

最後までご覧いただきありがとうございました。

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